Abschlagsrechnungen: VOB/B und BGB im Vergleich

Wer wochenlang auf einer Baustelle arbeitet und erst am Ende Geld sieht, finanziert seinen Auftraggeber. Abschlagsrechnungen verhindern das — vorausgesetzt, sie sind rechtzeitig vereinbart und sauber gestellt. In der Praxis scheitert es selten am Kunden und oft daran, dass im Angebot nichts dazu steht.

Zwei Regelwerke, ein Ziel

Ob BGB oder VOB/B gilt, entscheidet sich bei Vertragsschluss. Die VOB/B gilt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde — bei Privatkunden ist sie zusätzlich nur eingeschränkt wirksam. Ohne Vereinbarung gilt das Werkvertragsrecht des BGB.

• BGB (§ 632a): Der Unternehmer kann einen Abschlag in Höhe des Wertes der erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen verlangen. Die Leistung ist durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Bei unwesentlichen Mängeln darf der Besteller die Zahlung nicht vollständig verweigern.
• VOB/B (§ 16 Abs. 1): Abschlagszahlungen sind in möglichst kurzen Zeitabständen auf Antrag zu gewähren, in Höhe des Wertes der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen einschließlich des ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags. Die Zahlung wird binnen einer vergleichsweise kurzen Frist nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig.

Der praktische Unterschied liegt weniger im Anspruch als im Tempo und in der Nachweisform: Die VOB/B ist enger getaktet und verlangt eine prüfbare Aufstellung, dafür bekommt man schneller Geld.

Was eine Abschlagsrechnung enthalten muss

Neben den üblichen Pflichtangaben einer Rechnung nach Umsatzsteuergesetz:

• Eindeutige Kennzeichnung als Abschlagsrechnung, mit laufender Nummer („2. Abschlag").
• Leistungsstand, nicht nur ein Prozentsatz — welche Positionen sind in welchem Umfang erbracht.
• Bezug zum Vertrag: Angebots- oder Auftragsnummer, damit die Zuordnung ohne Rückfrage gelingt.
• Bisherige Abschläge aufgelistet und abgezogen — diese Aufstellung fehlt am häufigsten und ist der Hauptgrund für Rückfragen.
• Zahlungsziel klar benannt.

Wichtig für die Buchhaltung: Die Umsatzsteuer entsteht bei Anzahlungen bereits mit Vereinnahmung des Entgelts. Eine Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Steuer löst also Zahllast aus, bevor der Auftrag fertig ist.

Die Schlussrechnung ist der kritische Schritt

Hier passieren die teuren Fehler. In der Schlussrechnung wird die gesamte Leistung abgerechnet; die geleisteten Abschläge werden anschließend mit ihren Nettobeträgen und der darauf entfallenden Steuer abgesetzt. Wer stattdessen nur „Restbetrag" schreibt oder Bruttobeträge vermischt, produziert eine Rechnung, die weder prüfbar noch umsatzsteuerlich sauber ist.

Zweiter Klassiker: Nachträge, die mündlich beauftragt und nie schriftlich bestätigt wurden, tauchen erstmals in der Schlussrechnung auf. Dann diskutiert man am Ende über etwas, das man am Anfang in zwei Sätzen hätte festhalten können.

Was man im Angebot regeln sollte

1. Zahlungsplan statt Absichtserklärung: nach Baufortschritt oder zu festen Terminen, mit Beträgen.
2. Nachweisform für den Leistungsstand — Aufmaß, Fotodokumentation, gemeinsamer Termin.
3. Zahlungsziel und was bei Verzug gilt.
4. Umgang mit Nachträgen: schriftlich, vor Ausführung, mit Preis.

Das sind vier Sätze im Angebot. Sie entscheiden darüber, ob man während des Auftrags Geld bekommt oder hinterher verhandelt.

Häufige Fragen

Darf ich als Handwerker immer Abschlagszahlungen verlangen?

Nach BGB besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten vertragsgemäßen Leistung. Reibungsloser läuft es, wenn Zeitpunkte und Beträge bereits im Angebot als Zahlungsplan vereinbart sind.

Was ist der Unterschied zwischen Abschlags- und Teilrechnung?

Eine Abschlagsrechnung fordert eine Zahlung auf eine noch nicht abgeschlossene Gesamtleistung; abgerechnet wird endgültig erst in der Schlussrechnung. Eine Teilschlussrechnung rechnet dagegen einen abgeschlossenen, abgrenzbaren Leistungsteil endgültig ab.

Wie werden Abschläge in der Schlussrechnung abgezogen?

Zuerst wird die vollständige Leistung abgerechnet, danach werden die geleisteten Abschläge mit Nettobetrag und darauf entfallender Umsatzsteuer abgesetzt. Nur so bleibt die Rechnung prüfbar und umsatzsteuerlich korrekt.

Was tun, wenn der Kunde den Abschlag nicht zahlt?

Zunächst prüfen, ob die Aufstellung wirklich prüfbar war — das ist der häufigste Einwand. Danach greifen die üblichen Schritte: Mahnung mit Frist, Verzugszinsen, und je nach Vertragslage das Recht, die Arbeiten einzustellen. Bei größeren Beträgen lohnt der frühe Blick eines Fachanwalts, statt weiterzubauen und zu hoffen.

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Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.