Arbeitszeiterfassung im Handwerk

Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen — Beginn, Ende und Dauer, nicht nur die Überstunden. Für Handwerksbetriebe ist das weniger eine juristische als eine organisatorische Frage. Die Leute sind nicht im Büro, sondern auf drei Baustellen verteilt, und der Zettel im Fahrzeug ist am Monatsende nicht mehr auffindbar.

Was aufgezeichnet werden muss

Im Kern sind es drei Angaben je Arbeitstag und Mitarbeiter:

• Beginn der Arbeitszeit,
• Ende der Arbeitszeit,
• Pausen beziehungsweise die daraus folgende Dauer.

Die Aufzeichnung muss verlässlich und nachvollziehbar sein. Aufzeichnen darf auch der Mitarbeiter selbst — die Verantwortung dafür, dass es passiert, bleibt beim Betrieb. Wer die Erfassung an die Belegschaft delegiert und nie hineinschaut, erfüllt seine Pflicht nicht.

Wichtig ist die Unterscheidung zweier Dinge, die im Handwerk gern vermischt werden: Die Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz dient dem Arbeitsschutz. Die Projektzeiterfassung dient der Kalkulation. Beide brauchen unterschiedliche Daten, und beide werden gebraucht — die eine fürs Amt und den Lohn, die andere für die Frage, ob der Auftrag Geld gebracht hat.

Die Grenzen, die auf der Baustelle reißen

Das Arbeitszeitgesetz zieht Linien, die im Alltag schneller erreicht sind, als viele denken:

• Höchstarbeitszeit: grundsätzlich acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn, wenn im Ausgleichszeitraum im Schnitt acht Stunden eingehalten werden.
• Pausen: ab mehr als sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten geteilt werden.
• Ruhezeit: nach Arbeitsende grundsätzlich elf Stunden ununterbrochen bis zum nächsten Beginn.

Der klassische Fall: Notdienst am Abend, am nächsten Morgen um sechs wieder auf der Baustelle. Die Ruhezeit ist gerissen — und im Zweifel merkt es niemand, weil es niemand mitrechnet. Eine Erfassung, die solche Fälle beim Eintragen meldet statt Monate später im Prüfbericht, ist der eigentliche Nutzen einer digitalen Lösung.

Fahrzeit: ein Dauerstreit mit klarer Tendenz

Ob die Fahrt zur Baustelle Arbeitszeit ist, hängt von den Umständen ab. Grob gilt: Fährt der Monteur zuerst in den Betrieb, lädt Material und fährt von dort zur Baustelle, ist die Fahrt ab Betrieb regelmäßig Arbeitszeit. Fährt er direkt von zu Hause zur Baustelle, wird es differenzierter beurteilt, und Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen regeln oft Eigenes. Wer das nicht sauber festlegt und die Fahrzeiten getrennt erfasst, diskutiert früher oder später darüber — beim Lohn oder beim Kunden.

Warum Papier im Handwerk besonders teuer ist

Der Stundenzettel aus dem Handschuhfach kostet an drei Stellen:

1. Erinnerung. Wer freitags aufschreibt, was Dienstag war, rundet — meist zugunsten der halben Stunde, die niemand mehr rekonstruiert.
2. Übertragung. Jede Zahl wird zweimal angefasst: einmal geschrieben, einmal ins Büro übertragen. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
3. Verspätung. Zeiten, die erst am Monatsende ankommen, können den Auftrag nicht mehr steuern. Dass eine Baustelle aus dem Ruder läuft, merkt man dann, wenn sie fertig ist.

Was eine Erfassung im Handwerk können muss

• Offline funktionieren. Keller, Rohbau, Dachstuhl — ohne Empfang muss die Erfassung weiterlaufen und später abgleichen.
• Zwei Zeitarten trennen. Anwesenheit für das Gesetz, Projektzeit für die Kalkulation, aus einer Eingabe.
• Korrekturen sauber führen. Vergessenes Ausstempeln ist Alltag. Die Korrektur gehört beantragt und freigegeben, das Original bleibt erhalten — nachträgliches Überschreiben ist der sicherste Weg, die Aufzeichnung wertlos zu machen.
• Monatlich abschließen. Ein festgeschriebener Monat, den niemand mehr still ändern kann, ist im Streitfall das, was zählt.
• Standortdaten nur mit Einwilligung. Wenn überhaupt, dann sparsam: beim Kommen und Gehen, nicht als Dauerortung. Eine laufende Verfolgung von Beschäftigten ist datenschutzrechtlich heikel und zerstört das Vertrauen im Team schneller, als sie Nutzen bringt.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Die Aufzeichnungspflicht knüpft nicht an die Betriebsgröße an. Auch der Betrieb mit zwei Gesellen muss Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfassen. Die Form ist nicht vorgeschrieben — sie muss nur verlässlich und nachvollziehbar sein.

Dürfen meine Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja, die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Die Verantwortung dafür, dass sie geführt wird und stimmt, bleibt beim Arbeitgeber — es gehört also dazu, regelmäßig hineinzuschauen.

Ist die Fahrt zur Baustelle Arbeitszeit?

Das hängt vom Ablauf ab. Beginnt der Arbeitstag im Betrieb mit Beladen und Besprechung, zählt die Fahrt von dort zur Baustelle in der Regel als Arbeitszeit. Bei der Direktfahrt von zu Hause wird differenzierter beurteilt; zusätzlich können Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eigene Regeln enthalten. Fahrzeiten sollten deshalb getrennt erfasst werden.

Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?

Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, dass die Korrektur als solche erkennbar bleibt: beantragen, freigeben, Original erhalten. Eine Software sollte offene Schichten außerdem automatisch begrenzen, damit aus einem vergessenen Klick keine Schicht über mehrere Tage wird.

Kraltec erfasst beide Zeitarten aus einer Eingabe, warnt bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit, führt Korrekturen als Antrag mit Freigabe und schreibt den Monat auf Wunsch fest. Mehr dazu unter Funktionen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.