E-Rechnung im Handwerk: was gilt und ab wann

Seit Anfang 2025 muss jeder deutsche Betrieb elektronische Rechnungen empfangen können, wenn er Leistungen an andere Unternehmen im Inland erbringt oder von ihnen bezieht. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen. Für Handwerksbetriebe heißt das: Der Empfang ist längst Pflicht, der eigene Versand rückt näher — und beides hängt an Fragen, die im Alltag selten jemand stellt, bis die erste Rechnung zurückkommt.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist — und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF. Ein per Mail verschicktes PDF ist eine „sonstige Rechnung" — für Menschen lesbar, für Maschinen nicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm EN 16931, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann.

In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich:

• XRechnung — eine reine XML-Datei. Sie sieht für das menschliche Auge nach nichts aus und ist genau dafür gemacht: maschinelle Verarbeitung. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie in der Regel.
• ZUGFeRD / Factur-X — ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest zusätzlich den Datensatz. Für den B2B-Alltag meist der angenehmere Weg, weil niemand umlernen muss.

Beide erfüllen die Anforderungen. Welches Format sinnvoll ist, entscheidet der Empfänger: Wer viel für Kommunen, Stadtwerke oder Wohnungsbaugesellschaften arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei. Wer überwiegend an Privatkunden und kleinere Firmen fakturiert, fährt mit ZUGFeRD ruhiger.

Privatkunden sind ausgenommen — das entlastet weniger, als es klingt

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privathaushalte dürfen weiter als PDF oder auf Papier rausgehen. Viele Handwerksbetriebe schließen daraus, das Thema betreffe sie kaum — und übersehen die andere Richtung: Eingangsrechnungen. Der Großhändler, der Werkzeugvermieter, der Steuerberater, der Telefonanbieter: Die stellen längst elektronisch. Wer die nicht verarbeiten kann, sammelt Ausdrucke von Dateien, die eigentlich automatisch ins Buchhaltungssystem laufen könnten.

Was der Empfang praktisch bedeutet

Ein empfangsfähiger Betrieb braucht drei Dinge:

1. Ein Postfach, das die Datei annimmt. Eine E-Mail-Adresse reicht rechtlich aus. Wichtig ist, dass sie bekannt ist und regelmäßig gelesen wird — nicht das private Postfach des Chefs.
2. Etwas, das den Datensatz lesbar macht. Eine XRechnung ohne Anzeigemöglichkeit ist im Streitfall wertlos, weil niemand im Betrieb prüfen kann, was da eigentlich berechnet wurde.
3. Eine revisionssichere Ablage. Die E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren — das XML beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck. Die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung gelten unverändert.

Der dritte Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Wer die XML-Datei öffnet, den Betrag abtippt und die Datei danach löscht, hat die Rechnung formal nicht aufbewahrt.

Was beim Versenden schiefgeht

Strukturierte Formate sind unnachgiebig. Was auf einem PDF niemand bemerkt, lässt eine XRechnung durchfallen:

• Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. beim eigenen Betrieb — auf dem Briefpapier steht sie, im Stammdatensatz oft nicht.
• Unvollständige Empfängeranschrift. „Müller GmbH, Hannover" reicht nicht; Straße, PLZ und Ort sind Pflichtfelder.
• Kein Leistungsdatum. Der Zeitpunkt der Leistung oder der Leistungszeitraum muss drin sein, nicht nur das Rechnungsdatum.
• Krumme Steuerlogik. Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG brauchen den richtigen Code und den passenden Hinweistext — sonst weist die Prüfung des Empfängers die Rechnung ab.

Deshalb lohnt es sich, die Stammdaten einmal gründlich zu pflegen, bevor die erste E-Rechnung rausgeht. Eine Software, die vor dem Festschreiben prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, erspart die Rückläufer.

Die Reihenfolge, die sich bewährt

1. Eigene Stammdaten vervollständigen: Firmierung, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Kontakt.
2. Kundendaten aufräumen — gerade bei Bestandskunden fehlen oft Anschriften oder es steht nur ein Vorname im Feld.
3. Ein Format als Standard festlegen und mit einem wohlgesonnenen Kunden testen: eine Rechnung senden und nachfragen, ob sie sauber eingelesen wurde.
4. Eingangsseite ordnen: ein festes Postfach, eine Zuständigkeit, eine Ablage.
5. Erst dann umstellen — nicht am 20. des Monats, wenn ohnehin alle Rechnungen rausmüssen.

Häufige Fragen

Muss ich meinen Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden bleiben PDF und Papier zulässig. Empfangen musst du elektronische Rechnungen aber unabhängig davon, weil deine Lieferanten sie stellen.

Reicht es, wenn ich meine Rechnung als PDF per E-Mail schicke?

Für Privatkunden ja. Im Geschäftsverkehr ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung im Sinne der Norm, sondern eine sonstige Rechnung. Sobald die Versandpflicht für deinen Betrieb greift, brauchst du XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem Datensatz — sichtbar wie eine gewohnte Rechnung, maschinenlesbar wie eine XRechnung. Beide erfüllen die Norm EN 16931. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung.

Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?

Es gelten die üblichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist die Form: Aufzubewahren ist das Original, also die XML- beziehungsweise ZUGFeRD-Datei — ein Ausdruck genügt nicht.

In Kraltec sind beide Formate eingebaut: Aus demselben Beleg entsteht wahlweise eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, die Pflichtangaben werden vor dem Festschreiben geprüft, und eingehende E-Rechnungen landen samt Originaldatei in der Ablage. Mehr dazu unter Funktionen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.