Nachkalkulation: warum gute Aufträge Geld verlieren

Die meisten Handwerksbetriebe wissen am Jahresende, ob es ein gutes Jahr war. Deutlich weniger wissen, welche Aufträge es dazu gemacht haben — und fast keiner weiß es, während der Auftrag noch läuft. Genau dafür ist die Nachkalkulation da: Sie vergleicht, was kalkuliert wurde, mit dem, was tatsächlich angefallen ist.

Soll gegen Ist — und warum beides selten vorliegt

Die Rechnung ist simpel: Auf der Soll-Seite stehen die kalkulierten Stunden und Materialkosten aus dem Angebot. Auf der Ist-Seite die tatsächlich gebuchten Stunden, das verbrauchte Material, die Fahrten, die Nachbesserung. Die Differenz ist das Ergebnis des Auftrags.

In der Praxis fehlt meist eine der beiden Seiten. Entweder wurde pauschal angeboten, ohne die Positionen intern zu hinterlegen — dann gibt es kein Soll. Oder die Zeiten wurden nur fürs Lohnbüro erfasst, ohne Projektbezug — dann gibt es kein Ist. Beides führt zum selben Ergebnis: Man weiß, dass unter dem Strich etwas übrig blieb, aber nicht, welcher Auftrag es gebracht und welcher es gekostet hat.

Der Stundenverrechnungssatz, der nicht stimmt

Viele Betriebe rechnen mit einem Satz, der einmal ermittelt und seither fortgeschrieben wurde. Prüfen lässt er sich ehrlich nur so: die tatsächlich verrechenbaren Stunden eines Jahres nehmen — nicht die bezahlten. Zwischen beiden liegt mehr, als die meisten erwarten:

• Urlaub, Feiertage, Krankheit
• Fahrzeiten, soweit nicht separat berechnet
• Rüsten, Laden, Werkstattarbeit
• Angebote schreiben, Aufmaß, Baustellenbesichtigung
• Nachbesserung und Gewährleistung
• Schulung, Betriebsversammlung, Wartezeit auf Vorgewerke

Von rund 2.000 bezahlten Jahresstunden je Mitarbeiter bleiben je nach Gewerk oft nur 1.300 bis 1.500 verrechenbare übrig. Wer seinen Satz auf 1.800 Stunden kalkuliert, arbeitet strukturell unter Wert — und zwar bei jedem einzelnen Auftrag, nicht bei den Ausreißern.

Die Stellen, an denen die Marge still verschwindet

1. Nachträge, die nie berechnet wurden. „Machst du das eben noch mit?" — zwei Stunden, kein Nachtrag, keine Notiz. Das summiert sich über ein Jahr auf ganze Wochen.
2. Materialpreise aus der letzten Kalkulation. Einkaufspreise ändern sich schneller, als Kataloge gepflegt werden. Wer mit alten Preisen kalkuliert, verschenkt die Differenz.
3. Gewährleistung ohne Zuordnung. Die Nachbesserung wird auf ein Sammelprojekt gebucht statt auf den Ursprungsauftrag — damit sieht dieser Auftrag besser aus, als er war, und man wiederholt den Fehler beim nächsten Angebot.
4. Zeiten, die zu spät ankommen. Wenn die Stunden erst nach Auftragsende im Büro sind, ist die Nachkalkulation eine Nachricht, keine Steuerung.

Was man mit dem Ergebnis anfängt

Eine Nachkalkulation, die nur einen Prozentwert ausspuckt, ändert nichts. Nützlich wird sie durch drei Fragen:

• Welche Auftragsart trägt? Oft zeigt sich, dass Wartung und Kleinaufträge deutlich besser laufen als die großen Projekte, mit denen der Betrieb sich identifiziert.
• Welcher Kunde kostet? Ein Auftraggeber, bei dem jede Baustelle Wartezeit und Nacharbeit bedeutet, ist auch bei gutem Umsatz ein Verlustgeschäft.
• Wo weicht die Schätzung systematisch ab? Wenn Aufmaß und Realität regelmäßig um denselben Faktor auseinanderliegen, gehört dieser Faktor in die Kalkulation — nicht in die Hoffnung.

Sinnvoll ist der Blick nicht erst am Schluss, sondern bei etwa der Hälfte der kalkulierten Stunden. Dann lässt sich noch entscheiden: nachverhandeln, Umfang anpassen oder wenigstens beim nächsten Angebot anders rechnen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?

Die Vorkalkulation ermittelt vor dem Angebot, was ein Auftrag kosten soll. Die Nachkalkulation vergleicht danach mit dem, was er tatsächlich gekostet hat. Erst der Vergleich macht die Vorkalkulation beim nächsten Mal besser.

Lohnt sich Nachkalkulation auch für kleine Betriebe?

Gerade dort. Ein Ein-Mann-Betrieb spürt einen falsch kalkulierten Auftrag sofort, kann ihn aber nur abstellen, wenn er weiß, woran es lag. Der Aufwand hält sich in Grenzen, sobald Zeiten ohnehin projektbezogen erfasst werden.

Wie viele verrechenbare Stunden sind realistisch?

Das hängt stark vom Gewerk und vom Anteil an Fahrt- und Werkstattzeit ab. Häufig liegen die verrechenbaren Stunden bei 65 bis 75 Prozent der bezahlten. Belastbar wird die Zahl nur aus den eigenen erfassten Zeiten — Faustwerte aus der Branche taugen als Ausgangspunkt, nicht als Grundlage.

Brauche ich dafür eine eigene Software?

Nötig ist ein durchgehender Projektbezug von Angebot, Zeiten und Material. Wer das in Excel diszipliniert führt, kommt weit. Der Aufwand steigt aber mit jedem Mitarbeiter, weil jede Zeile von Hand zusammengeführt werden muss.

Kraltec führt Angebotspositionen, erfasste Zeiten und verbrauchtes Material am selben Projekt zusammen und stellt Soll und Ist laufend gegenüber — sichtbar, während der Auftrag noch läuft. Mehr dazu unter Funktionen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.